แนะนำ 10 แอปช่วย “Work from Home” ในยุคโควิด-19 ทั้งการประชุมและจัดการเอกสาร

สถานการณ์การระบาดของโรคโควิด-19 ที่ยังคงรุนแรงอยู่ในหลายประเทศ ทำให้แนวคิดการทำงานจากบ้าน กลับมาได้รับความนิยมอีกครั้งหนึ่ง เนื่องจากเป็นหนึ่งในแนวทางปฏิบัติตามมาตรการ “ระยะห่างทางสังคม” (Social Distancing) ที่อาจช่วยชะลออัตราการระบาดให้ช้าลง

จากข้อมูลของเว็บไซต์ buffer.com บริษัทผู้พัฒนาซอฟท์แวร์สำหรับการจัดการสื่อสังคมออนไลน์ ระบุว่า แม้ว่าเราจะมีเสรีภาพในการทำงานได้จากที่ใดก็ได้ แต่คนกลุ่มนี้ราวร้อยละ 84 นิยมทำงานจากที่บ้านมากที่สุด รองลงมาคือ โคเวิร์คกิ้ง สเปซ (8%) และ คาเฟ่หรือร้านกาแฟ (4%)

แม้การทำงานจากบ้านอาจทำให้เรารู้สึกสะดวกและสบายมากกว่า และทำให้เราสามารถบรรลุความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้มากกว่า รวมถึงยังอาจช่วยกระตุ้นผลิตผลในการทำงานได้ด้วย

ผลการศึกษาของ buffer.com ยังระบุว่า ผู้ที่ทำงานจากบ้านอาจต้องเผชิญปัญหาต่างๆ ได้เช่น การละทิ้งทุกอย่างหลังจากเสร็จงาน, ความเหงา, สิ่งต่างๆ ที่อาจทำให้เสียสมาธิ และปัญหาการประสานงานและการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน

อย่างไรก็ตาม ปัญหาดังกล่าวอาจสามารถแก้ไขได้ด้วยการใช้เครื่องทุ่นแรง อย่างแอพพลิเคชั่นต่างๆ ที่มีอยู่อย่างมากมายในคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือ โดย ventureharbour.com ได้นำเสนอแอปที่อาจช่วยให้เราสามารถทำงานจากบ้านได้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุดได้

1. Serene (เฉพาะอุปกรณ์ Mac)

แอปฟรีที่มีให้บริการเฉพาะในคอมพิวเตอร์แมคนี้ ถือเป็นเครื่องมือที่จะช่วยตัดสิ่งที่อาจรบกวนสมาธิในการทำงานออกไปได้ ทำให้เราสามารถจดจ่ออยู่กับงาน และทำงานเสร็จเร็วยิ่งขึ้น

Serene อาศัยหลักการในการทำงาน 2 อย่าง ที่ได้รับการรับรองจากผลการศึกษาทางวิทยาศาสตร์ อย่างแรกคือ มันช่วยกระตุ้นเราให้สร้างเป้าหมายการทำงานเพียงอย่างเดียวในแต่ละวัน ที่อาจแยกเป็นงานหลายกลุ่มหรือประเภท ตราบเท่าที่มันคืองานที่เราต้องการบรรลุในวันนั้น งานแต่ละประเภทหรือกลุ่มอาจใช้เวลาประมาณ 20-60 นาที ซึ่งจะมีการนับเวลาถอยหลังว่าเรายังเวลาเหลืออีกเท่าใดในการทำงานให้เสร็จ และการพักเบรกเป็นระยะ ทำให้ผู้ใช้จดจ่ออยู่กับการบรรลุผลสำเร็จของงานได้อย่างสูงสุดตลอดทั้งวัน โดยอ้างอิงจากผลการศึกษาที่ระบุว่า การทำงานหลายๆ อย่างพร้อมกัน จะลดผลิตผลในการทำงานลงอย่างรวดเร็ว ส่วนงานวิจัยอื่นๆ ชี้ว่า สิ่งที่ทำให้เสียสมาธิหรือการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ยังอาจสามารถทำลายสมองของเราได้

สองคือ มันช่วยปิดกั้นการเข้าถึงเว็บไซต์หรือแอปที่อาจทำให้เสียสมาธิ ด้วยการปิดการแจ้งเตือนในโทรศัพท์ ในระหว่างที่เราทำงาน โดยผลการศึกษาชี้ว่า หากเสียสมาธิเพียงครั้งเดียว เราอาจต้องใช้เวลาถึง 23 นาที 15 วินาที ในการกลับมาโฟกัสกับงานอีกครั้ง

2. Slack (มีให้บริการในทุกระบบทั้งในคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือ)

Slack คือแพลตฟอร์ในการส่งข้อความที่ออกแบบมาสำหรับการทำงานเป็นทีม และถือเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมอย่างยิ่งต่อผู้ที่ต้องทำงานนอกออฟฟิศ ระบบส่งข้อความจะถูกแบ่งออกเป็นชาแนลต่างๆ ซึ่งสมาชิกของทีมงานสามารถเข้าและออกได้ ดังนั้น จึงไม่มีใครที่จะได้รับข้อความหรือการแจ้งเตือนที่ไม่เกี่ยวข้องกับตนเอง สมาชิกของกลุ่มยังสามารถพูดคุยนอกหัวข้อหลัก ในกระทู้ที่แยกออกไป ซึ่งทำให้ข้อความดังกล่าวไม่สามารถเข้าไปรบกวนการสนทนาเกี่ยวกับเรื่องหลักที่มีความสำคัญได้

ทั้งนี้ Slack มีทั้งแบบให้บริการฟรีที่ผู้ใช้สามารถสร้างเวิร์คสเปซสำหรับทีมขนาดเล็ก และแบบจ่ายเงินรายเดือน ในราคา 5.25 ปอนด์ หรือราว 210 บาทต่อเดือนต่อยูสเซอร์ ซึ่งจะทำให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าไปทำงานในเวิร์คสเปซดังกล่าวได้

ขณะที่ประโยชน์ที่แท้จริงของแอปนี้คือ พนักงานที่ทำงานจากบ้านที่จำเป็นต้องทำงานประสานกับคนอื่นๆ ที่อยู่ในสถานที่ต่างๆ ซึ่งเป็นปัญหาที่พบได้ทั่วไปสำหรับผู้ที่ทำงานจากบ้าน

3.  Zoom (มีให้บริการในทุกระบบทั้งในคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือ)

Zoom ให้บริการวิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่างเต็มรูปแบบ และเป็นเครื่องมือเพื่อการสื่อสารสำหรับธุรกิจต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งบริการที่มีชื่อว่า Zoom Meetings & Chat ซึ่งมีทั้งบริการวิดีโอและการโทรด้วยเสียง

Zoom ช่วยทำให้การประชุมผ่านวิดีโอและการโทรด้วยเสียงสะดวกและง่ายดายยิ่งขึ้น โดยในแบบให้บริการฟรี สามารถรองรับการทำงานของทีมขนาดเล็กได้ ขณะที่แบบเสียเงินรายเดือน จะต้องมีผู้ที่อยู่ในฐานะ “โฮสต์” ทำหน้าที่จ่ายค่าบริการรายเดือนที่ 14.99  ดอลลาร์สหรัฐ หรือราว 480 บาทต่อโฮสต์ ซึ่งโฮสต์จะมีหน้าที่ในการเชิญสมาชิกเข้าร่วมในการประชุม ซึ่งอาจมีจำนวนสูงสุดถึง 100 คน แต่หากการประชุมยืดเยื้อนานกว่า 40 นาที โฮสต์อาจต้องอัปเกรดเป็นเวอร์ชั่นแบบจ่ายเงิน

4. Chrome Remote Desktop (iOS, แอนดรอยด์, ระบบเสริมที่ติดตั้งใน Google Chrome)

Chrome Remote Desktop ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ได้อย่างปลอดภัยผ่านโทรศัพท์มือถือ, แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ไม่ว่าจากที่ใดก็ตาม และเวลาใดก็ตาม โดยไม่ต้องกังวลถึงความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

เราสามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ของเราด้วยการพิมพ์ URL ลงในเว็บเบราเซอร์ หรือโหลดแอพพลิเคชั่นในโทรศัพท์มือถือ ทั้งระบบ iOS และแอนดรอยด์

นอกจากนั้นยังมีระบบเสริมที่ติดตั้งใน Google Chrome ที่ช่วยให้เราสามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ในสำนักงานหรือบ้านได้อย่างรวดเร็ว จากอุปกรณ์พกพาต่างๆ

อีกหนึ่งฟังค์ชั่นหลักของ Chrome Remote Desktop คือ การเชื่อมต่ออุปกรณ์ของเราเข้ากับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งหมายความว่าเราสามารถให้ผู้อื่นเข้าถึงคอมพิวเตอร์ของเราได้ และรับการช่วยเหลือแบบทางไกล โดยเพื่อร่วมงานสามารถมองเห็นจอของเรา และควบคุมคอมพิวเตอร์ของเราได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่เกิดปัญหาการขัดข้องทางเทคนิค

เรายังสามารถใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อการคัดลอกหน้าจอ ทำให้ทุกคนสามารถมองเห็นหน้าจอเดียวกัน และสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างคล่องตัว

5. Toggl (วินโดวส์, แมค, iOS, แอนดรอยด์, Chrome, Firefox)

Toggl จะช่วยแสดงเวลาที่เราใช้ไปในระหว่างการทำงาน โดยซอฟท์แวร์ถูกออกแบบมาให้เหมาะกับผู้ที่ทำงานทางไกลแต่เพียงอย่างเดียว ด้วยแนวคิดในการช่วยเหลือบรรดาฟรีแลนซ์ในการคำนวณเวลาทำงานในโปรเจ็คต์หนึ่งๆ เพื่อรับเงินตามระยะเวลาที่ใช้ไปทั้งหมดในการทำงาน

หากเราเป็นฟรีแลนซ์ Toggl ถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะข้อมูลที่ได้จะช่วยทำให้เราสามารถกำหนดเวลาในการทำงานโปรเจ็คต์ต่อไปได้อย่างแม่นยำ

หรือหากเราเป็นพนักงานประจำที่ต้องทำงานจากบ้าน Toggl ก็สามารถช่วยเพิ่มผลิตผลในการทำงานได้ ด้วยการปักหมุกงานที่อาจต้องใช้เวลาในการทำมากกว่าปกติ นอกจากนั้นยังช่วยในการปรับปรุงการวางแผนโปรเจ็คต์ต่างๆ ด้วยการคำนวณเวลาว่างานแต่ละอย่างต้องใช้เวลาในการทำนานเท่าใด เรายังใช้แอปนี้ในการบันทึกเวลาว่า ปัญหาด้านผลิตภาพ ทำให้เราสูญเสียไปเท่าใด

6. Spark (แมค, iOS, แอนดรอยด์)

อีเมลถือเป็นหนึ่งในสิ่งที่ก่อให้เกิดปัญหาด้านผลิตภาพ Spark จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยในการจัดเก็บและจัดประเภทอีเมลจากทุกๆ แอคเคาต์โดยอัตโนมัติ มันยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดลำดับความสำคัญของอีเมลที่มีความสำคัญที่สุด และจะกรองเอาอีเมลที่ไม่สำคัญออก หรือให้แจ้งเตือนในภายหลัง

Spark ยังเต็มไปด้วยเครื่องมือสำหรับการทำงานอีกมากมาย ที่ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานในอีเมลเดียวกันได้จากทางไกลในแบบเรียลไทม์ ซึ่งหมายความว่า ทุกคนที่ต้องการให้ข้อมูลในอีเมล สามารถทำได้ด้วยตัวเอง โดยมีความแม่นยำถึง 100%

สำหรับผู้ที่ทำงานจากบ้านคนเดียวหรือทีมขนาดเล็ก การใช้เวอร์ชั่นฟรีก็อาจเพียงพอ ขณะที่เวอร์ชั่นแบบรายเดือน ซึ่งเริ่มต้นที่ 6.39 ดอลลาร์ต่อยูสเซอร์ จะมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น

7. Google Drive (วินโดวส์, แมค, iOS, แอนดรอยด์, เว็บ)

Google Drive ถือว่ามีประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้ที่ต้องทำงานทางไกล เนื่องจากฟีเจอร์ต่างๆ ทำงานได้ดีกว่าไดรฟ์ในลักษณะเดียวกันของ Microsoft Drive และสามารถทำงานได้ดีแม้จะใช้ในคอมพิวเตอร์แมค และข้อจำกัดเพียงอย่างเดียวของมันก็คือ ผู้ใช้จำเป็นต้องออนไลน์ในขณะที่ค้องใช้ Google Drive และ Google Docs

Google Drive ยังช่วยให้ผู้ใช้และเพื่อนร่วมงานสามารถทำงานในเอกสารหรือโปรแกรมการคำนวณแบบสเปรดชีทเดียวกันได้ในแบบเรียลไทม์ โดยพบว่าไม่เกิดความล่าช้าและสมาชิกทุกคนสามารถมองเห็นขณะมีการเปลี่ยนแปลงได้ ทั้งยังสามารถแสดงความเห็นในเอกสารแต่ละชิ้นได้

สำหรับผู้ใช้แบบเดี่ยว เวอร์ชันในแบบฟรีก็สามารถรองรับการทำงานได้อย่างเพียงพอ หากเราต้องการความจุที่เพิ่มขึ้นจากค่าตั้งต้นที่ 15 กิกะไบต์ เราสามารถอัปเกรดแผนการจัดเก็บข้อมูลโดยไม่ต้องจ่ายเงินเพิ่มเพื่อใช้บริการ G Suite หรือบริการที่คล้ายกับ Google Drive เพื่อให้บริการทางด้านการบริหารจัดการภายในของธุรกิจต่างๆ

8. Calendar (iOS, แอนดรอยด์, เว็บแอพพลิเคชั่น)

แม้ Google Calendar จะเป็นปฏิทินดิจิทัลที่ทำงานได้อย่างเยี่ยมยอด แต่มันกลับไม่มีฟีเจอร์บางตัวที่จำเป็นต่อการทำงานในแบบทางไกล แต่ Calendar สามารถเชื่อมต่อทุกปฏิทินของเราให้รวมอยู่ในอินเตอร์เฟซเดียว

นอกเหนือจากการผนวกแอปปฏิทินทั้งหมดของเราเข้าไว้ด้วยกันแล้ว ฟีเจอร์ที่โดดเด่นของ Calendar ยังช่วยจัดการการประชุมได้ด้วย เพราะแทนที่จะจะจัดการประชุมผ่านระบบวิดีโอหรือการประชุมที่มาพร้อมกับอีเมลจำนวนมาก มันช่วยให้ทุกคนสามารถเลือกจองเวลาในการประชุมในช่วงเวลาที่สะดวก โดยที่จะไม่ไปรบกวนการประชุมหรือภาระหน้าที่ต่างๆ ที่ต้องทำอยู่แล้ว

9. Zapier (วินโดวส์, แมค, iOS, แอนดรอยด์, เว็บ)

Zapier เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราประหยัดเวลาในการทำงานที่มีความซ้ำซ้อน เพราะแทนที่ผู้ใช้ต้องต้องคอยสลับแอปเพื่อทำงานประเภทต่างๆ เราสามารถใช้ Zapier ในการทำหน้าที่เหล่านั้นได้ ด้วยการเชื่อมต่อแอปที่เราใช้งานประจำ เพื่อให้สามารถแชร์ข้อมูลร่วมกันได้

โดย Zapier จะส่งข้อมูลระหว่างแอป เช่น จีเมล และกูเกิลไดรฟ์ ดังนั้น การแนบไฟล์ในอีเมลจะถูกอัปโหลดโดยอัตโนมัติ ผ่านการเข้าถึงในแบบทางไกล ทั้งนี้ ระบบควบคุมอัตโนมัติคือเครื่องมือที่สำคัญที่สุดในการเพิ่มผลิตภาพให้สูงสุด ซึ่ง Zapier อาจทำให้เราสามารถทำความเข้าใจเทคโนโลยีที่มีความซับซ้อนนี้ได้อย่างง่ายดาย

10. Daywise (แอนดรอยด์)

ปัญหาหลักที่ผู้ทำงานจากบ้านระบุในผลการศึกษาของ buffer.com คือการปิดการทำงานต่างๆ หลังจากเสร็จงานแล้ว สำหรับบางคนคือการปิดทุกแอปที่เกี่ยวข้องในการทำงาน โดย Daywise สามารถช่วยในการจัดตารางการทำงานของแต่ละแอปได้อย่างอัตโนมัติ

เช่นเราสามารถเลือกปิดการแจ้งเตือนหลัง 18.00 น. จนกระทั่งกลับมาทำงานอีกครั้งในวันรุ่งขึ้น ซึ่งช่ยทำให้เราไม่ต้องรับการแจ้งเตือนใดๆ ที่อาจลดผลิตภาพในการทำงาน และรบกวนการใช้ชีวิตประจำวัน

Daywise ทำให้เราสามารถควบคุมระบบการแจ้งเตือนของโทรศัพท์ได้ และช่วยป้องกันไม่ให้มันรบกวนในระหว่างที่เราทำงาน ทั้งยังช่วยป้องกันไม่ให้งานเข้าไปรบกวนการใช้ชีวิตส่วนตัว แต่ข้อเสียของมันมีเพียงอย่างเดียวคือ มีให้บริการเฉพาะในโทรศัพท์แอนดรอยด์เท่านั้น