‘Brainstorms’ อาจทำเสียเวลาทำงาน แต่ ‘คิดงานตามลำพัง’ กลับได้เรื่องมากกว่า

“หากต้องระบุเหตุผลว่า ทำไมมนุษย์จึงไม่ประสบความสำเร็จ และไม่มีวันบรรลุศักยภาพสูงสุดได้ ‘การประชุม’ คือคำตอบของคำถามนั้น” นี่คือคำกล่าวของ ‘Dave Barry’ นักเขียนและคอลัมนิสต์ชาวอเมริกันชื่อดังที่มองว่า การทำงานตามลำพังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน-ให้ผลลัพธ์ได้ดีกว่าการรวมกลุ่มระดมสมอง หรือ ‘Brainstorms’

ไม่เพียงความเห็นจาก Barry แต่ ‘Sheena Iyengar’ ศาสตราจารย์จาก Columbia Business School ที่ได้ทำการเก็บผลสำรวจจากพูดคุยกับผู้คนหลายพันชีวิตตลอดทศวรรษ รวบรวมลงในหนังสือที่มีชื่อว่า ‘Think Bigger’ ยังได้ข้อสรุปออกมาด้วยว่า การระดมความคิดเห็นแบบกลุ่มเป็นเรื่องเสียเวลา มักเกิดข้อผิดพลาดระหว่างทางหลายอย่าง เพราะในวงสนทนามักเต็มไปด้วยคนปากร้ายที่มีไอเดียธรรมดา และคนเก็บตัวไอเดียบรรเจิดแต่ไม่กล้าเสนอแนะ

เธอมองว่า ‘Brainstorms’ เป็นวิธีการที่ทำให้ผู้คนสงวนวิจารณญาณ และสร้างสรรค์ไอเดียจากคำพูดคนอื่น มองว่า ลักษณะการพูดคุยแบบนี้เหมาะกับวงสนทนาที่ไม่ต้องการบีบเค้นผลลัพธ์จนเกินไป หรือถึงที่สุดแล้วอาจเหมาะกับงานเลี้ยงมื้อค่ำมากกว่าด้วยซ้ำ

[ บิ๊กเทคหลายแห่งเน้นให้พนักงาน ‘คิดคนเดียว ]

เว็บไซต์ The Wall Street Journal ระบุว่า ‘Drew Himel’ ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและผู้ก่อตั้ง ‘Fireside’ บริษัทที่ปรึกษาธุรกิจอีคอมเมิร์ซในอเมริกาให้ความเห็นเรื่องนี้ไว้ว่า ตนเป็นหนึ่งในบุคคลที่รู้สึกวิตกกังวลเมื่อรู้ว่า จะมีการประชุมระดมความคิดเห็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมดังกล่าวไม่มีวาระชัดเจน เป็นเพียงการเรียกทุกคนเข้าไปสาดไอเดียใส่กันเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม ‘Himel’ ยังคงชอบการพูดคุยแบบเจอหน้ากันบ่อยๆ แต่หลังจากการแพร่ระบาดใหญ่เกิดขึ้น ผู้คนต้องแยกย้ายไปทำงานทางไกลก็ทำให้เขาถอดบทเรียนได้ว่า คนทำงานหลายสิบคนกลับทำงานได้ดีมากเมื่ออยู่กับตัวเอง สามารถพัฒนาแนวคิดที่ตกตะกอนแล้วออกมาในรูปแบบตัวหนังสือ และส่งต่อให้ทีมต่อไปได้

ไม่เพียงออฟฟิศนี้ แต่บรรดาบิ๊กเทคอย่าง ‘Google’ ก็มีนโยบายส่งเสริมให้คนทำงานได้ใช้เวลากับตัวเองเพื่อสร้างสรรค์แนวคิดที่เป็นประโยชน์กับธุรกิจ ด้าน ‘Shopify’ และ ‘Wayfair’ ลดเวลาการประชุมลงกว่าครึ่งหนึ่ง ส่วน ‘Microsoft’ ก็พบว่า คนทำงานจำนวนมากใช้เวลาไปกับการประชุม 1 วันเต็มๆ ใน 1 สัปดาห์ และยังต้องใช้เวลาเท่ากันในการอ่านและตอบกลับอีเมลด้วย

ขณะเดียวกัน ‘Andy Jassy’ ผู้บริหาร Amazon กลับชอบที่มีช่วงเวลาของการระดมไอเดีย มองว่า Brainstorms กระตุ้นให้คนทำงานรู้สึกตื่นเต้น และโพล่งความคิดเห็นใหม่ๆ แบบคาดไม่ถึงออกมาในหลายๆ ครั้ง ซึ่งไอเดียเหล่านี้นี่แหละที่จะนำไปสู่การพัฒนาเมล็ดพันธุ์ ทำให้องค์กรเกิดนวัตกรรมใหม่ๆ ขึ้นมาได้

โฆษกของ Amazon บอกว่า บางครั้งเซสชัน Brainstorms ของออฟฟิศก็ไม่ได้มีโครงสร้างใหญ่โตมากมาย มักเริ่มต้นด้วยการให้พนักงานแชร์โน้ตของตัวเองหรืองานที่กำลังทำขณะนั้น เพื่อให้เจ้าตัวลองฟังไอเดียจากคนอื่นๆ ซึ่งอาจช่วยลดความผิดพลาดของผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นได้บ้าง

แต่อย่างไรก็ตามหัวใจสำคัญของการระดมความคิดเห็นที่จะเกิดอย่างมีประสิทธิภาพ คือบรรยากาศที่ไม่อบอวลไปด้วยการตัดสิน ผู้คนต้องรู้สึกปลอดภัยเพื่อก้าวไปสู่อีกระดับ บางครั้งอาจเข้ามาด้วยไอเดียเล็กๆ ล่องลอยจับต้องไม่ได้ แต่หลังจบเซสชันแล้วไม่แน่ว่า การระดมความคิดเห็นเหล่านั้นอาจนำไปสู่นวัตกรรมที่ทรงพลังก็ได้ใครจะรู้

[ Brainwriting ดีกว่า Brainstorms ]

ศาสตราจารย์ด้านจิตวิทยาองค์กรชื่อดังระดับโลก และเป็นผู้เขียนหนังสือขายดีติดอันดับอย่าง ‘Adam Grant’ มองว่า การระดมความคิดเห็นทำให้ความคิดดีๆ หล่นหาย มีประโยชน์เพียงน้อยนิดเท่านั้นที่ได้รับกลับมา ‘Grant’ บอกว่า สิ่งที่เขาเห็นในวง Brainstorms ไม่ใช่ไอเดียที่ดีแต่เป็นริ้วรอยเล็กๆ บนใบหน้าของผู้เข้าร่วม

ท้ายที่สุดแล้วการรวมกลุ่มแบบนี้มักส่งผลย้อนกลับ บางคนไม่อยากดูโง่ บางคนกดดันจากหัวหน้าทีมที่บีบคั้นว่า วันนี้ต้องได้ไอเดียก่อนออกจากห้องประชุมไป สุดท้าย Brainstorms ไม่ใช่การรวมกลุ่มเพื่อได้ไอเดียที่หลากหลาย รังแต่จะทำให้ทุกคนดำดิ่งสู่ทะเลลึกก็เท่านั้น

เขาเสนอว่า แทนที่จะอุดอู้คิดหัวแตกกันในห้อง ลองเปลี่ยนกระบวนการแล้วหันมาใช้ ‘Brainwriting’ ดีกว่า ขั้นตอนแรก ให้ทุกคนแยกย้ายไปสร้างสรรค์ไอเดียตามลำพัง เสร็จแล้วค่อยกลับมารวมกลุ่มอีกครั้ง รวบรวมไอเดียที่ได้มาแชร์ต่อโดยไม่ระบุชื่อว่า ไอเดียนั้นเป็นของใคร จากนั้นคิด ตัดสินใจ แล้วมาเลือกไอเดียเพื่อปรับแต่งให้สมบูรณ์แบบอีกครั้ง การให้แต่ละคนแยกย้ายไปคิดวิธีการของตัวเองกช่วยให้ทีมค้นพบความเป็นไปได้ใหม่ๆ ที่อาจไม่ได้รับความสนใจเมื่อต้องยกมือขึ้นพูดกลางวง Brainstorms ได้

‘Anita Woolley’ นักวิชาการด้านพฤติกรรมองค์กร บอกว่า กุญแจสำคัญที่ทำให้เกิดไอเดียดีๆ คือการมีส่วนร่วมที่สมดุล การรวมกลุ่ม Brainstorms เสี่ยงที่จะเกิดความลำเอียงและอีโก้จากบางคน ทั้งคนที่เสียงดังที่สุดในกลุ่ม หรือคนที่มีอำนาจที่สุดบนโต๊ะ กระบวนการ ‘Brainwriting’ ทำให้มั่นใจได้ว่า ทุกไอเดียจะได้รับการนำเสนอ เป้าหมายของการช่วยกันคิดไม่ใช่การถูกประทับตราว่า คนๆ นี้ฉลาดที่สุดในห้อง แต่คือการทำให้ห้องนี้ฉลาดขึ้นแบบองค์รวม

‘Adam Grant’ ระบุว่า การสร้าง ‘Collective Intelligence’ ไม่ได้สิ้นสุดเพียงแค่นั้น มนุษย์จะผลิตไอเดียใหม่ๆ ในปริมาณมากขึ้นและหลากหลายมากขึ้นเมื่อได้นั่งทำงานคนเดียว พวกเขามีความคิดที่ยอดเยี่ยมมากกว่าการจับกลุ่มรวมกัน แต่ขณะเดียวกันก็มีความคิดที่แย่กว่ากลุ่มด้วย หัวหน้าการประชุมต้องใช้วิจารณญาณเพื่อหาสัญญาณที่ดีภายใต้เสียงรบกวนนั้น และนำมาสรุปเป็นวิธีการที่ดีที่สุดต่อไป

อ้างอิง: https://www.wsj.com/articles/cancel-that-brainstorm-theres-a-better-way-to-spur-good-ideas-f3c462d3?mod=series_ontheclock

https://time.com/6327515/brainstorming-doesnt-work-essay/