คุณเป็นคนแบบไหนเวลา ‘ประชุม’ ชวนดูบันได 7 ขั้น สู่ ‘ยอดนักประชุมดีเด่น’

“ประชุม ประชุม ประชุม” ยุคนี้ได้ยินแต่คำว่าประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่การทำงานเกิดขึ้นได้ทุกที่ เชื่อว่าหลายคนเคยประชุมออนไลน์กันมาแล้วทั้งนั้น ไม่ว่าจะที่โต๊ะทำงานในบ้าน ห้องครัว หรือแม้กระทั่งบนเตียงนอน

แต่นอกเหนือจากเทคนิคในการประชุมที่เราเห็นกันมาเยอะเหลือเกิน เป็นต้นว่า ใช้เวลาในการประชุมให้น้อยที่สุดโดยใช้กฎพิซซ่า 2 ถาดของ Jeff Bezos หรือแนว Startup รุ่นใหม่ที่บอกว่าให้ยืนประชุม เพื่อที่จะได้เกิดไอเดียบรรเจิด ไม่ซ้ำซาก ไม่จำเจ และน่าเบื่อเหมือนที่ผ่านมา

บทความนี้ของ TODAY Bizview จะพาไปทำความเข้าใจถึงเกร็ดความรู้ที่น่าสนใจอย่าง ‘บันได 7 ขั้นของการประชุม’ เชื่อว่าอ่านแล้วจะได้เห็นแนวทางและคำตอบว่า เอาเข้าจริงแล้ว เราเป็นคนแบบไหน อยู่ขั้นไหนของการประชุม และที่สำคัญที่สุดคือ แล้วเราจะปีนขึ้นไปอยู่ในจุดที่ดีกว่านั้นได้อย่างไร 

มาเริ่มกันเลย!

บันไดขั้นที่ 1: จอมตัดสิน

คนประเภทนี้เวลาที่อยู่ในการประชุม จะเริ่มต้นด้วยความคิดที่ว่า “โอ้…การประชุมนี้มันแย่จริงๆ” เป็นประเภทที่คิดเองเออเองในใจ โดยที่ไม่ได้มีข้อเสนอ หรือแม้แต่จะให้คำอธิบายเพิ่มเติมกับการประชุมแต่อย่างใด 

บันไดขั้นที่ 2: นักซุบซิบนินทา

ขั้นกว่าของการเป็นนักตัดสิน คือการส่งต่อความคิดนี้ออกไปเพื่อหาพรรคพวก 

วิธีการคือเมื่อร่วมประชุม คนประเภทนี้จะทักหาเพื่อนร่วมงาน โดยเริ่มต้นบทสนทนาด้วยการบอกว่า “เธอคิดเหมือนกันไหมว่า การประชุมนี้มันห่วยแตกสิ้นดี” และถ้าเพื่อนร่วมงานเห็นดีเห็นงามด้วยก็จะรู้สึกว่าเป็นเรื่องที่ถูกต้องแล้วที่จะคิดแบบนี้

บันไดขั้นที่ 3: นักส่งฟีดแบ็ค

คนประเภทนี้จะเป็นแนวที่เมื่อเห็นว่าการประชุมไร้ประสิทธิภาพ ก็จะทำการแจ้งไปยังเจ้าภาพหรือคนจัดการประชุมทันที หรือไม่ก็ตอบแบบสอบถามแรงๆ เพื่อให้รับรู้ว่า ถ้ายังจะประชุมกันแบบนี้ต่อไป มันก็จะเสียเวลาทุกคน ไม่ได้อะไรขึ้นมา 

บันไดขั้นที่ 4: นักอธิบาย

ขั้นกว่าของการส่งฟีดแบ็คเพื่อให้รับรู้ คือการอธิบายกับคนจัดการประชุมว่า ทำไมการประชุมนี้มันถึงแย่และไร้ประสิทธิภาพ คนประเภทนี้จะอธิบายให้เห็นภาพเลยว่า ทำไมเราต้องมานั่งเสียเวลาในการประชุมที่ไร้การอัปเดท ไม่มีการถกเถียงในเชิงลึก หรือไม่มีแผนในการปฏิบัติงานที่ชัดเจน

บันไดขั้นที่ 5: นักประสานงาน

คนประเภทนี้จะเสนอวิธีต่างๆ เพื่อทำให้การประชุมในอนาคตมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น ถ้าการประชุมนี้ดูท่าจะไร้การอัปเดทใดๆ ก็จะเสนอเลยว่า หลังจากนี้ต่อไป ทีมเราหันมาใช้วิธีการอัปเดทข้อมูลผ่านทางอีเมลกันดีไหม เพราะมันน่าจะประหยัดเวลาได้ดีกว่าการประชุม และทำให้ทุกคนไม่ต้องเสียเวลาไปเปล่าๆ เหมือนอย่างที่เป็นอยู่

บันไดขั้นที่ 6: นักขับเคลื่อน

เมื่อรับรู้ได้ว่าการประชุมครั้งนี้เริ่มจะออกทะเลไปไกล คนประเภทนี้จะเป็นคนที่ทำให้การประชุมอยู่กับร่องกับรอย รูปประโยคที่ใช้จะเป็นว่า “โอเค, ตอนนี้ทุกคนได้เห็นภาพคร่าวๆ แล้วว่าแต่ละคนกำลังทำอะไรอยู่ งั้นเรามาโฟกัสที่ประเด็นนี้กันดีกว่า!” 

บันไดขั้นที่ 7: เจ้าของโปรเจ็กต์

เมื่อเจอกับปัญหาใดๆ ในการประชุม คนประเภทนี้จะเสนอตัวเองเข้าไปแก้ปัญหา รวบรวมความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากคนอื่นๆ ในทีมเพื่อปรับปรุง และที่สำคัญคือจะอาสาเป็นเจ้าภาพประชุมในครั้งถัดไปด้วย

เพราะคนประเภทนี้จะมีความเชื่อว่า การเป็นผู้นำคือการเป็นเจ้าของปัญหา (Leadership means owning a problem) ดังนั้น จึงจะเป็นคนชนิดที่กล้าพุ่งเข้าหาอุปสรรค และค้นหาหนทางในการแก้ไขออกมาให้ได้

สรุป

ในอุดมคติแล้ว บันไดขั้นที่ 7 คือ ‘การเป็นเจ้าของโปรเจ็กต์’ เป็นจุดที่คนทำงานมืออาชีพทุกคนอยากไปให้ถึง แต่ในความเป็นจริงแล้ว ด้วยสถานการณ์ที่แตกต่างกันออกไป เราอาจจะเป็นคนหลายๆ ประเภทผสมกัน หรืออยู่บนบันไดขั้นต่างๆ มากกว่า 1 ขั้นก็เป็นได้

อย่างไรก็ตาม การจะขึ้นไปอยู่บนบันไดขั้นที่สูงขึ้น จะต้องมีองค์ประกอบอย่างน้อย 3 ประการ นั่นก็คือ 1) ต้องมีความมั่นใจว่าความคิดเห็นของเราจะเป็นประโยชน์กับทีม 2) ต้องมีวิธีคิดที่เชื่อว่าเราสามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงที่ดีได้ และ 3) เป็นเรื่องเชิงโครงสร้าง เพราะสิ่งเหล่านี้ต้องอาศัยสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดี ต้องเป็นออฟฟิศที่เปิดโอกาสให้ความคิดเห็นจากทุกคนในทีมเป็นเรื่องสำคัญ

Source: ข้อมูลจาก Julie Zhuo นักธุรกิจสาวชาวจีน อดีตรองประธานฝ่ายออกแบบของ Facebook และเป็นผู้เขียนหนังสือ The Making of a Manager: What to Do When Everyone Looks to You ที่ว่าด้วยเรื่องการเป็นผู้บริหารในโลกยุคใหม่