21 สิ่งสุดเจ๋ง! ที่ Excel ช่วยคุณได้

หลายคนอาจคิดว่าโปรแกรม Microsoft office ที่อยู่ในคอมพวกเราของอย่าง Excel จะทำได้แค่ตารางคำนวณตัวเลขเท่านั้น แต่ในความจริงแล้ว โปรแกรมที่เราใช้แถบทุกวันนี้ยังสามารถทำอะไรได้อีกมาก ไม่ว่าจะเกี่ยวกับเรื่องงาน เรื่องส่วนตัว หรือแค่เรื่องสนุก โดยเว็บไซต์ Goskill.com บริษัทที่เปิดอบรมออนไลน์ทักษะการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ ได้รวบรวมเอาไว้ถึง 21 ข้อ แล้วคุณจะรู้ว่า Excel ทำอะไรได้หลายอย่างมากกว่าที่คุณคิดไว้

1. การคำนวณตัวเลข (Calculating)

แน่นอนว่าโดยพื้นฐานของ Excel แล้ว มีไว้เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้งานในการคำนวณข้อมูลตัวเลขที่ต้องใช้สูตรมากมายได้อย่างง่ายดาย เพียงคุณป้อนตัวเลขเข้าไปโปรแกรม Excel ก็จะคำนวณคำตอบออกมาด้วยความแม่นยำ

2. การทำบัญชี (Accounting)

บริษัทกว่า 89% ต่างใช้ประโยชน์จาก Excel มาช่วยงานบัญชีของตนให้สะดวกขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนงบประมาณ การคาดการณ์ตัวเลข ติดตามเรื่องค่าใช้จ่าย รายงานทางการเงิน และอื่นๆ อีกมากมาย โดย Excel มีแบบฟอร์มตารางหลายแบบมาให้ผู้ใช้งานเลือกใช้ตามความเหมาะสมกับงานตัวเอง

3. การสร้างแผนภูมิ (Charting)

ถ้าคุณกำลังมองหาวิธีนำเสนอข้อมูลจากตัวเลขให้สามารถเข้าใจได้ง่ายขึ้น Excel สามารถมาช่วยแปรงตัวเลขเหล่านี้ให้กลายมาเป็นแผนภูมิรูปแบบต่างๆ ที่สวยงามได้ ไม่ว่าจะเป็นแผนภูมิวงกลม (Pie charts) แผนภูมิกระจาย (Scatter Chart) แผนภูมิเส้น (line charts) แผนภูมิแท่ง (Bar charts) แผนภูมิพื้นที่ (Area charts) และแผนภูมิคอลัมน์ (Column charts)

4. การติดตามสินค้าคงคลัง (Inventory tracking)

บางครั้งการติดตามรายการสินค้าคงคลัง หรือสินค้าต่างๆ ที่เก็บไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในการดำเนินงาน ทั้งการผลิต การขาย หรือดำเนินงานอื่นๆ อาจสร้างเรื่องปวดหัวให้กับบริษัทได้ แต่โชคดีที่ Excel สามารถช่วยให้บรรดาพนักงาน เจ้าของธุรกิจ หรือแม้ตัวคุณเอง สามารถจัดการสินค้าคงคลังได้ก่อนที่ปัญหาใหญ่ๆ จะเกิดขึ้น

5. ปฏิทินและตารางงาน (Calendars and schedules)

คุณคงคาดไม่ถึงว่า Excel สามารถทำให้คุณทำปฏิทินวางแผนการใช้ชีวิตได้ ทั้งแผนการเผยแพร่เนื้อหาลงในบล็อกหรือเว็บไซต์ วางแผนการสอนในชั้นเรียน ตารางการลาหยุดของเพื่อนร่วมงาน รวมทั้งตารางชีวิตประจำวันของคุณไม่ก็ครอบครัว

6. จัดผังที่นั่ง (Seating charts)

โปรแกรม Excel สามารถมาปัดเป่าปัญหาการจัดที่นั่งของคุณได้ ด้วยการการจัดที่นั่งจากตารางผู้ตอบรับเข้าร่วมงาน เพียงเท่านี้ก็จะทำให้ช่วงการนั่งรับประทานอาหารกลางวันในงานของบริษัทจนถึงงานแต่งงานเรียบร้อยด้วยดี

7. วางแผนเป้าหมาย (Goal planning worksheet)

ผู้ใช้งานโปรแกรม Excel สามารถจัดแผนการดำเนินงานใดๆ ให้สำเร็จตามเป้าหมายตั้งไว้ได้ ไม่ว่างานนั้นจะเป็นเป้าหมายในการงานอาชีพ หรือแม้กระทั่งการลดน้ำหนัก

8. สร้างแบบจำลอง (Mock-ups)

Excel อาจไม่ใช่เครื่องมือแรกๆ ที่คุณจะใช้ในงานออกแบบ แต่เชื่อหรือไม่ว่า คุณสามารถใช้เครื่องมือในโปรแกรมนี้มาสร้างแบบจำลองอย่างการออกแบบโครงร่างของเว็บไซต์ได้

9. รายชื่อสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จ (Task list)

บอกลาการทำรายชื่อสิ่งที่ต้องทำในแบบเดิมๆ ได้เลย เมื่อ Excel มาช่วยให้คุณสามารถติดตามงานที่ค้างไว้และผลักดันให้งานเดินหน้าจนสำเร็จลุล่วงได้

10. เช็คลิสต์ (Checklist)

คล้ายๆ กับข้อ 9 ผู้ใช้งานสามารถสร้างเช็คลิสต์ของที่คุณต้องซื้อในห้างว่าซื้อครบแล้วหรือยัง หรือแม้กระทั่งรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับงานสำคัญที่จะเกิดขึ้น

11. แผนภูมิสำหรับการจัดการกับโปรเจคงานต่างๆ (Project management charts)

จากจุดแข็งของโปรแกรม Excel ที่เราสามารถนำมาสร้างแผนภูมิที่มีประสิทธิภาพได้นั้น ทำให้เจ้าของโปรเจคงานต่างๆ สามารถนำการสร้างแผนภูมิมาปรับใช้กับงานตนเองได้ เพื่อให้สิ่งต่างๆ  ดำเนินการลุล่วงได้ตามที่วางแผนไว้ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างแผนภูมิแบบน้ำตก (Waterfall charts) ที่มักนิยมใช้สำหรับงานด้านการเงิน ที่จะแสดงข้อมูลที่มีค่าตั้งต้นและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วง จนถึงกันบันบอร์ด (Kanban Board) ซึ่งมาช่วยให้เรารู้ว่าช่วงนี้เราควรโฟกัสงานอะไรบ้าง

12. ทำตารางเวลา (Time logs)

พวกเรารู้อยู่แล้วว่า การบริหารจัดการเวลานับเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่งต่อชีวิตและผลิตภาพในการทำงาน ดังนั้น Excel จึงผลิตเครื่องมือหนึ่งในโปรแกรมเพื่อใช้ในการบริหารจัดการกับคิวต่างๆ ของคุณในแต่ละวันให้เกิดประโยชน์สูงสุด

13. สร้างแบบสอบถาม (Forms)

นับเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่คุณจะสามารถสร้างแบบฟอร์มแบบสอบถามได้ ไล่ตั้งแต่แบบง่ายๆ ไปจนถึงแบบที่ซับซ้อน

14. แบบทดสอบ (Quizzes)

คุณอยากทดสอบความรู้กับคนอื่นหรือไม่ ถ้าอยาก  Excel สามารถสร้างแบบฟอร์มของแบบทดสอบให้อยู่ในแผ่นงานหนึ่งหน้าได้

15. การบริหารจัดการความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างบริษัทกับลูกค้า (CRM)

การบริหารจัดการความสัมพันธ์จะกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้น เมื่อ Excel สามารถมาช่วยคุณบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ตามที่คุณต้องการได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆทั้งสิ้น

16. รายชื่อส่งจดหมาย (Mailing list)

ข้อมูลไม่จำเป็นต้องเป็นแค่ตัวเลขเท่านั้น โดย Excel สามารถมาจัดการกับถังข้อมูลเกี่ยวกับชื่อและที่อยู่สำหรับการเชื้อเชิญผู้คนมากมายมาร่วมงานเลี้ยงวันหยุด หรือแคมเปญใหญ่ๆ ได้ และสามารถช่วยให้พิมพ์ชื่อและที่อยู่ลงบนซองจดหมายได้อย่างง่ายดาย

17. บันทึกเรื่องราวในอดีต (Historical logs)

ไม่ว่าคุณอยากจะเก็บข้อมูลคราฟท์เบียร์ที่คุณเคยดื่ม หรืองานที่ทำสำเร็จไปแล้ว โปรแกรม Excel สามารถมาช่วยคุณบันทึกเรื่องราวที่คุณทำไปในอดีตให้เป็นระเบียบได้

18. เล่นซูโดกุ(Sudoku puzzles)

คุณสามารถฝึกสมองด้วยการให้ Excel สร้างเกมปริศนาตัวเลขอย่างซูโดกุได้ ศึกษาวิธิสร้างได้ที่ Link นี้เลย

19. จับกลุ่มคำ (Word cloud)

Excel สามารถให้ผู้ใช้งานนำข้อมูลในโปรแกรมมาประมวลผลของคำที่มีมากที่สุดไปถึงน้อยที่สุดออกมาเป็นการจับกลุ่มคำ (Word cloud) ได้

20. สร้างงานศิลปะและแอนิเมชัน (Art and animations)

นับว่าเป็นสิ่งที่อยู่เหนือความคาดหมายอยู่เหมือนกันที่ Excel สามารถสร้างงานศิลปะได้ ไล่ตั้งแต่ภาพคนด้วยการใช้จุดพิกเซลจนถึงแอนิเมชัน

21. วางแผนท่องเที่ยว (Trip planner)

เพื่อให้มั่นใจได้ว่าแผนการท่องเที่ยวในวันหยุดของคุณครบถ้วน Excel ก็ช่วยคุณได้ด้วยแผนการท่องเที่ยวฉบับพกพาสะดวก และคุณจะไม่พลาดสถานที่สำคัญและที่สำคัญการบริหารจัดการเงินในกระเป๋าจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น!

ที่มา: https://www.goskills.com/Excel/Articles/Uses-of-Excel-in-business